Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Заверить трудовую книжку 2022

Заверить трудовую книжку 2022

Заверить трудовую книжку 2022

Оглавление:

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям.

Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  • Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  • Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  • Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  • Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  • Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  • Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп. Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
  • Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  • Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишите (далее — старый ГОСТ); (далее — новый ГОСТ): •слово «Верно»; •наименование должности работника, заверившего копию документа, его подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия); •дату заверения копии (выписки из документа). Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпись»; .

В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутренняя».

В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указе.

Он применяется весьма условно, хотя и не отменен. Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешает.

Справка Правила стандартизации применяются на добровольной основе, за исключением ГОСТов в сфере ПДД, оборонзаказа и иных сфер ограниченного доступа, , . Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными.

То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней.

Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  1. Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  2. Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  3. Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  4. На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя.

Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него.

И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке.

Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха.Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление.

В небольших организациях можно сделать устный запрос.Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.Копия может потребоваться:

  1. при получении визы для поездки в другую страну.
  2. при трудоустройстве на дополнительную работу;
  3. при оформлении льгот, пособий;
  4. при обращении в кредитную организацию;

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

  • Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
  • Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
  • Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
  • Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу.

А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.Источник: https://centrproh.ru/personal/obrazets-kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-rabotodatelem-s-1-iyulya-2022.html

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.

Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

  1. оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  2. отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
  3. не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  4. заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.
  5. не везде проставлена печать;
  6. отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  7. отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  1. все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  2. концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».
  3. ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

Отметки и записи при заверении

На каждой странице ставится угловой штамп или пишется от руки «Верно».

Это нововведение, до июля 2018 года обычно писали «Копия верна». Далее указывается:

  1. его инициалы и фамилия;
  2. место хранения оригинала.
  3. дата заверения;
  4. должность сотрудника, заверившего дубликат;

Последний пункт с 01.07.2018 года обязателен.

Записи выполняются разборчиво, по возможности печатными буквами.

Зачёркивания, исправления и помарки недопустимы. В случае ошибки нужно заново откопировать испорченный лист.

Многие банки требуют также вносить запись о том, что работник трудоустроен «по настоящее время».

ГОСТ на этом не настаивает, но и отказывать у кадровика повода нет, если на деле всё именно так. Справа чуть ниже записи, вне рукописного текста, ставится круглая печать предприятия.

Оттиск должен быть чётким и удобным для прочтения.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.

Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье. Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии.

Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила.

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить.

В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование.

При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост.

Госстандарта.Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно.

Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».2-й пункт 3.26-й ст.

Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью.

Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом:

«Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)»

. Как правильно должно быть оформлено заверение?

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования.

Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней. Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Его надо переделывать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2022 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по , за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели.

Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч.

1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа.

Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится. Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу.

При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе: Пример 1: Верно Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2022 год Инспектор по кадрам /подпись/ И.И.

Иванова 02.07.2018 Пример 2: Верно Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345 Инспектор по кадрам /подпись/ И.И.

Иванова 02.07.2018 Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

21 Мая 2022 в 16:20 Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

18 Мая 2022 в 11:14 Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку. 13 Апреля 2022 в 11:56 Клеить голограмму на трудовую книжку в 2022 необходимо на первую страницу оформляемого документа.

Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране. 05 Апреля 2022 в 11:35 Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы.

На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

28 Января 2022 в 11:47 12 Июня 2022 11 Июня 2022 10 Июня 2022 04 Июня 2022 03 Июня 2022 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Копия трудовой, предназначенная для внешних получателей

Копия трудовой может понадобиться во многих случаях: для получения кредита, оформления льгот, социальных выплат, по иным причинам. Особенностью её оформления является обязательное присутствие заверительной записи с указанием места хранения оригинала ксерокопии.

Заверительная запись отображает:

  • Ф. И. О., подпись и должность лица, ответственного за её оформление.
  • Фразу «Верно» либо «Копия верна».
  • Бумажную пломбу, закрывающую скрепляющие нити документа и защищённую гербовой печатью предприятия (если оно ещё не отказалось от её использования).
  • Информацию о месте хранения оригинальной трудовой книжки.
  • Дату оформления ксерокопии.

Сведения о том, где находится документ, записываются в произвольной форме.

Например, это может быть одна из таких фраз:

  • В отделе кадров или ином месте.
  • В личном деле работника №…
  • В кабинете руководителя организации, филиала, отделения…

Для чего заверяют трудовую

«Копия документа, не заверенного надлежащим образом, юридической силы не имеет(…) Как проставить отметку о заверении копии?

Самое главное – копию заверяет только то лицо, которое самое изготовило копию, или сравнило подлинник(…)».Елена А.

Пономарёва, автор-эксперт Youtube-канала о трудовых отношениях, между работодателем и работникомЗаверение трудовой книжки может понадобиться в двух случаях:1.

По инициативе работника, который, руководствуясь , вправе обратиться с заявлением о получении копии трудовой. Согласно тексту документа, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней изготовить и выдать ксерокопию документа. Любая задержка может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и попадать под юрисдикцию .

Любая задержка может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и попадать под юрисдикцию . Выдача копии осуществляется после подачи письменного заявления, написанного в произвольной форме.

В тексте работник может не уточнять, для чего ему понадобилась копия.

Тем не менее, вписать информацию он может по своему усмотрению.2. По инициативе работодателя, которому копия документа может потребоваться для иных целей.

Например, для оформления компенсации за выданные социальные пособия. Или для передачи информации о работнике из одного структурного подразделения в другое. Например, из отдела кадров в бухгалтерию.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки.

Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму.

К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов.

Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества.

Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2022 образец – Юрист

› Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования.Например, образец заверения копии трудовой книжки 2022 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка.Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2022.Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст.

62 ТК РФ ).Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.Согласно новому ГОСТу, правила заверения теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия ТК. Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество.Если образец заверенной копия трудовой книжки (2018) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году для сторонней организации:

  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.
  • указывается дата заверения;

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2022 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время».В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит.Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время 2022.Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.Сложенные листы сшиваются по левому краю.Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации.Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно.Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2022 года для внутреннего документооборота компании:

  • дата заверения.
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • указывается запись «Верно»;

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации, под реквизитом «Подпись», следует указать местонахождение оригинального документа.

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки. Различают два вида переводов:

  1. внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.
  2. внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  1. Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  2. Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  3. На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  4. Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  5. Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  6. Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
  7. На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим.

Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его. Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки.

Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные.

Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях и ТК РФ.

Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв.

постановлением правительства РФ ; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда ; далее — Инструкция).

Перечислим ключевые положения. Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая.

Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда ). ВАЖНО. Нужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии.

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»).

При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.). В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020).

Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п.

38 Правил). ВНИМАНИЕ. С 2022 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке.

Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см.: «»; «»; «». Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г.

435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях. Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях.

Документ достаточно объемный и касается:

  1. уставов и положений;
  2. решений и протоколов;
  3. постановлений, распоряжений и приказов;
  4. правил, инструкций и регламентов;
  5. договоров, актов и писем;
  6. справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник.

В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год.

Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно. Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет.

Что делать?

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2022 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита. Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка.

Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2022. Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ().

Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным.

Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки в 2022 году важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной.

Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой.

Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа.

Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи.

Именно так и только так ее можно написать.Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа?

На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бумаг.

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами: •или отдельно заверить каждый лист копии; •или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки.

Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом. Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО Инспектор отдела кадров А.П.

Абрамова 18.04.2018 Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г. Сшивку нужно делать так, чтобы она: •не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости; •не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии. * * * У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках.

Пока что они сформулированы только в Письмах Минфина, .

Но уже есть (ID проекта 02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут».

Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Порядок заверения

Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

  1. заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.
  2. заверение копии каждого листа трудовой книжки;

Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна.

Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.

таков. Нужно:

  1. поставить личную подпись;
  2. указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
  3. поставить печать организации;
  4. написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
  5. указать дату.

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать). В 2022 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2022 год», дата, подпись должностного лица, штамп).

Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию.

Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации: ИЛЛЮСТРАЦИЯ Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования.

На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы. Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+