Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Сроки выдачи справок с места работы

Сроки выдачи справок с места работы

Кто выдает справку


Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Работник пришел за справкой

Вы здесь Опубликовано 2014-03-06 12:30 пользователем hrconsul «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2013, N 2 РАБОТНИК ПРИШЕЛ ЗА СПРАВКОЙ Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.

Наиболее часто работник среди такого рода документов запрашивает справку с места работы. Как следует организовать работу по выдаче этого документа, чем обычная справка отличается от архивной справки — ищите ответы на эти вопросы в статье.

Зачем нужно заявление Прежде всего работник отдела кадров должен обратить внимание на то, что законодатель требует от работника подачи письменного заявления по каждому факту запроса документов, связанных с работой.

И это требование закона нельзя игнорировать, по крайней мере по нескольким причинам: 1.

Во-первых, на отсутствие документа, прямо предусмотренного законом, могут обратить внимание проверяющие.

2. Во-вторых, наличие заявления будет способствовать целям совершенствования кадрового учета.

3. В-третьих, заявление можно прекрасно использовать в рамках работы по защите персональных данных работника (о чем мы скажем ниже). 4. В-четвертых, дата написания заявления даст отсчет сроку для подготовки документа, что будет способствовать быстрому решению вопроса и не позволит кадровику отложить дело на потом.

4. В-четвертых, дата написания заявления даст отсчет сроку для подготовки документа, что будет способствовать быстрому решению вопроса и не позволит кадровику отложить дело на потом. Поскольку закон устанавливает крайне ограниченные сроки для подготовки документов работодателем — всего 3 рабочих дня, необходимо серьезно продумать вопрос о том, как ускорить прохождение заявления работника. Ведь очень часто заявление работника рассматривается неоправданно долго, проходя совершенно ненужные «инстанции»: юридическую службу, бухгалтерскую и т.

п. Необходимо исключить из этапов работы с заявлением те службы, которые не будут иметь никакого отношения к выдаче работнику запрашиваемых документов. Правила ведения делопроизводства на предприятиях требуют обязательного визирования только проектов управленческих документов, к которым заявление работника не относится.

Таким образом, в инструкции по делопроизводству надо обозначить, кому подается заявление работника и кто обязан запрашиваемые документы подготовить. ——————————— См.: «Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, п. 2.1.10. Некоторые работодатели справедливо полагают, что заявление может быть адресовано напрямую начальнику отдела кадров, который визой определит того из своих подчиненных, кто конкретно займется выполнением запроса.

Но, пожалуй, лучше сразу определить того сотрудника, в чьи обязанности это будет входить, в его должностной инструкции и (или) трудовом договоре.

Правила делопроизводства не запрещают подписывать копии документов и справки другим лицам, помимо руководителя предприятия.

Но это право нужно зафиксировать в приказе, доверенности, должностной инструкции. Примерный образец ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору ООО «Фортуна» 11 января 2013 г.

Д. В. Смирнову В соответствии со ст.

62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 31 января 2013 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов: 1.

Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу. 2. Приказ (распоряжение) об увольнении. Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.
Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы. Секретарь-делопроизводитель М.

И. Гончарова Какая справка будет иметь юридическую силу Та, которая оформлена в соответствии с законодательством и правилами делопроизводства. Когда работник подает заявление о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, следует поинтересоваться, для каких целей ему потребуется справка: для разных целей используются разные справки. Во многих случаях та или иная цель последующего использования документа требует внесения текста или иных значений в утвержденную, установленную уполномоченным органом власти форму.

И документ, созданный не по форме, не будет иметь никакой юридической силы, и работнику снова придется обращаться повторно за выдачей справки. Так, форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, была утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.

Поэтому выдача информации о начисленных страховых взносах в иной форме недопустима: новый работодатель такой документ не примет к учету. А для подтверждения страхового стажа, необходимого для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, нужна совсем другая справка.

Требования к ее содержанию изложены в п. 23 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред.

от 11.09.2009). Справка, выдаваемая в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы).

Многие консульские учреждения иностранных государств, определяющие состав документов для выдачи визы российскому гражданину, также нередко требуют оформления справки по определенной форме и определенного содержания. Составляем справку с места работы Такую справку составить совсем не сложно, если организация или лицо, запрашивающие данный документ, не выдвигают никаких особых требований к ее содержанию и оформлению. Поскольку по правилам делопроизводства справка относится к числу исходящих документов организации, то она подлежит оформлению на бланке для писем.

Словарь кадрового делопроизводства. Справка — это документ, дающий описание и подтверждение определенным фактам, событиям, явлениям. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: — государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации) либо эмблему организации (товарный знак или знак обслуживания); — код организации; — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); — наименование организации; — справочные данные об организации. Теперь поговорим о содержании справки.

Справка с места работы должна в обязательном порядке содержать в себе данные о фактах установления, изменения и прекращения трудовых отношений.

По запросу органов (лица), заинтересованных в получении справки, текст можно дополнить указанием на использование отпусков разных видов, наличие дисциплинарных взысканий, а также поощрений по работе и другой информацией.

Причем все эти сведения должны содержать ссылки на документы, где эти факты, события зафиксированы: приказы, распоряжения и т. д. Во всех документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (к таким документам относится и справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: «гражданин Иванов работал.». Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна» (ООО «Фортуна») Адрес: ул.

Ивана Бабушкина, д. 5, офис 243-б, Москва, 117335 тел.

8 (495) 120-24-32, факс 8 (495) 120-24-33 www. fortuna. ru, e-mail: . ru ОКПО 28170375, ИНН 7727826724, КПП 772701001, ОГРН 1027630927286 СПРАВКА 31 января 2013 г. Москва N 1 Настоящая справка выдана Гончаровой Марии Ивановне 1980 года рождения в том, что она действительно работала в обществе с ограниченной ответственностью «Фортуна».

22 ноября 2010 г. принята на работу в отдел документационного обеспечения управления на должность секретаря (приказ о приеме на работу от 22.11.2010) N 87 л/с с ежемесячной заработной платой в размере 26 000,00 руб. (двадцати шести тысяч рублей 00 коп.). 2 февраля 2011 г. постоянно переведена на должность секретаря-делопроизводителя отдела документационного обеспечения управления (приказ о переводе от 02.02.2011 N 12 л/с) с ежемесячной заработной платой в размере 28 000 руб.

(двадцати восьми тысяч рублей 00 коп.). 31 января 2013 г. уволена с занимаемой должности по собственному желанию (приказ об увольнении от 16.01.2013 N 2 л/с).

Генеральный директор Д. В. Смирнов Готовим архивную справку Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Словарь кадрового делопроизводства. Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Когда информация о работнике поступила в архив (такое чаще всего происходит после его увольнения), то необходимо уже обращение к архивным документам.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена. Если документация, необходимая для формирования текста справки, из архива организации уже поступила на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, то за три рабочих дня выполнение запроса бывшего работника уже невозможно.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.

Примерный образец Наименование организации Петрову Б. И. ул. Жуковского, 105/2, кв. 5, г. Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ СПРАВКА 31.01.2013 N 04-5/173 Москва На N 310 от 25.12.2012 В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов «Росхлебопродукт», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель — декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
5, г. Новосибирск, 630082 АРХИВНАЯ СПРАВКА 31.01.2013 N 04-5/173 Москва На N 310 от 25.12.2012 В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов «Росхлебопродукт», в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель — декабрь 1962 г., значится Петров Борис Иванович в должности инженера. Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл.

105 — 106. Справка выдана для представления по месту работы.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи руководителя организации (структурного подразделения, в состав которого входит архив) Дата Наименование должности Подпись Расшифровка подписи руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата Печать организации В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках — их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях — только сокращенные. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации.

Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой, вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

Архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро — или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется. После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа.

Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа.

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию.

Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством РФ. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе.

Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов. Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством РФ. На место изъятого документа в дело вкладываются справка о выдаче, снятая с него копия, или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа — основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

Библиографический список 1. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М.: Омега-Л, 2007. 2. Михайлов Ю.

М. Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера.

М.: Альфа-Пресс, 2010. 3. Кузнецова Т.

В. Кадровое делопроизводство // Трудовое право.

2008. N 8. Л. Карпатина Ведущий менеджер по персоналу ООО «Стайл» Подписано в печать 29.12.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок.

В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты: • наименование организации — автора документа; • наименование вида документа («справка»); • дата документа; • регистрационный номер документа; • место составления документа; • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4); • адресат; • текст документа; • отметка о наличии приложения (если оно имеется); • подпись руководителя организации или его заместителя; • оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты: • наименование организации — автора документа; • наименование вида документа («справка»); • дата документа; • регистрационный номер документа; • место составления документа; • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4); • адресат; • текст документа; • отметка о наличии приложения (если оно имеется); • подпись руководителя организации или его заместителя; • оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок выдачи справки о заработной плате

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Обстоятельства дела: Работник, получающий пенсию по старости, уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ из организации, которая расположена в районе Крайнего Севера. Обратился в центр занятости в месячный срок после увольнения, не был трудоустроен в течение четвертого, пятого и шестого месяцев.

Работнику выданы справки для получения заработной платы за период нетрудоустройства. Выплата не произведена. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала. Оконченный журнал передается на хранение. Напомним, что в соответствии с пунктом «д» статьи 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, срок хранения журнала учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы составляет пять лет.

Зачем нужна эта справка


Несмотря на то, что данный документ не упоминается в трудовом законодательстве, в отдельных сферах требуется представление этой справки.

Перечислим некоторые случаи, когда просят предъявить справку с работы:

  1. для получения визы в целях подтверждения материальной состоятельности и отсутствия желания эмигрировать в другую страну и др.
  2. в суде вместе с заявлением об усыновлении;
  3. с предыдущего (другого) места работы работодателю при оформлении пособия по беременности и родам, уходу за ребенком, временной нетрудоспособности;
  4. в органе опеки и попечительства вместе с заявлением об установлении опеки (попечительства);
  5. в банке для анализа финансового положения заемщика;

От того, кому и куда нужно представить справку, будет зависеть содержание документа. О том, как написать справку с места работы, образец документа, что в нем нужно указать, – в следующих разделах.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой.

Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст.

67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ). 2. Копии документов, связанных с работой (ст.

62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст.

62 ТК РФ относятся: 2.1. Копии:

  1. приказа о приеме на работу;
  2. приказа об увольнении с работы.
  3. приказов о переводах на другую работу;

2.2.

Выписки из трудовой книжки. 2.3. Справки:

  1. о периоде работы у данного работодателя.
  2. о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  3. о заработной плате;

2.4.

Другие документы. 3. Расчетные листки (ст.

136 ТК РФ). 4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст.

9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ

«О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст.

230 НК РФ). 6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п.

2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)). 7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ

«Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

).Обратите внимание Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации.

Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Из авторитетных источников

АНОХИН Алексей Васильевич Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости “Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов.

В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документов”. Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан.

В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять. К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов.

Копии документов вы вполне можете отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Справки и документы с места работы: кому, когда, какие

— Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа.

Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию. У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них.

Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работой (Статья 62 ТК РФ), например: — копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; — выписки из трудовой книжки; — , о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя. Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случае (Определение Московского городского суда от 26.05.2011 по делу N 33-15759), графики сменности (Решение Верховного Суда Республики Карелия от 23.08.2011 N 21-163/2011) и т.д.

Предупреждаем руководителя Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием, пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать (Часть 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ): — организацию — на 30 000 — 50 000 руб.; — ее руководителя (предпринимателя) — на 1000 — 5000 руб. Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату.

Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательства (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 по делу N 4а-1743/11).

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы.

Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте? В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплате (Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для расчета соцстраховских пособий (Пункт 3 ч.

2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

). В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем.

Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособие (Часть 2 ст.

3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочно (Раздел 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы. Подтверждают нашу позицию и в Роструде. Из авторитетных источников Анохин Алексей Васильевич, начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости «Действительно, ст.

62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов.

В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документов». Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан.

В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять. К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов.

Копии документов вы вполне можете отправить по почте (Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 N 33-1070/2011) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки. Работник может запрашивать копии локальных актов Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора.

Мы должны все это ему выдать?

Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу.

А это запрещено ТК РФ (Статья 88 ТК РФ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 N 33-2419). Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам.

Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу. Из авторитетных источников Анохин А.В., Роструд «Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов.

Единственное условие для их выдачи — документы должны быть связаны с работой данного работника. Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.

То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов». Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов.

Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации. Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки.

Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенность (Пункт 1 ст. 185 ГК РФ) от нее на получение копии трудовой книжки.

Заверять ее у нотариуса не нужно.

И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность. В справке 2-НДФЛ секретов нет Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ.

Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую)

«третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации»

. Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно.

Я права? Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе — безусловное право работника (Статья 62 ТК РФ). Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами.

К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты. Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплена (Пункт 3 ст.

230 НК РФ) обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛ (Утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справки (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче.

Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственно (Статья 62 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель не обязан выдавать характеристику Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики.

Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы.

Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда? Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя.

Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае — для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работу (Статья 65 ТК РФ).

Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурсе (Определение Московского городского суда от 28.04.2011 по делу N 33-12625).

И тот же суд отметил, что характеристики — это документы, связанные с работой.

Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристики (Определение Московского городского суда от 28.10.2010 по делу N 33-33920). То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет — это вопрос.

Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику.

Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Консультации по теме:

Какие документы может получить работник?

К числу документов и их копий, на которые может рассчитывать сотрудник, относятся:

  1. справка с места работы с указанием информации о зарплате и других сведений;
  2. копия или выписку из трудовой книжки.
  3. копии или выписки из приказов о приеме, отпуске, переводе на другую должность, увольнении;

Могут быть предоставлены и другие документы. Их вправе запросить как настоящий, так и бывший работник организации.

Уволенный сотрудник может получить документы в тот же срок по заявлению. Правила оформления справок и выписок Справки и выписки оформляются только на фирменных бланках организации, либо на бланках по формам, установленным законом (например, 2-НДФЛ). После их составления документы необходимо отдать на подпись генеральному директору.

Без подписи такой документ не считается действительным. Вместо директора подпись может поставить другое лицо, уполномоченное на это. Правила оформления копий Копии трудовых книжек и приказов делает служащий кадрового отдела или другое лицо, заведующее кадровыми вопросами.

Копии необходимо заверить — без заверения они не считаются действительными. Под заверением подразумевается надпись «Верно» на каждой странице копии. На последней странице копии трудовой книжки, сразу после последней записи о трудоустройстве или переводе на иную должность необходимо прописать, что работник еще числится в организации.

Кроме того, необходимо указать должность лица, заверившего копию (это кадровик).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+