Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Пример оформления служебного письма

Пример оформления служебного письма

Пример оформления служебного письма

Основные требования


Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

  1. Обозначить вид или его тип.
  2. Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
  3. Изначально надо конкретизировать цель письма.
  4. Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
  5. Прописать ожидаемые от адресата действия.
  6. Правильное размещение реквизитов.
  7. Суть претензии надо излагать точно и четко.
  8. Факты должны быть конкретными и реальными.
  9. Определить срочность письма.
  10. Мысли надо излагать четко и ясно.
  11. Не применять категоричных выражений.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.Набирать текст надо также по всем правилам:1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman.

Другие варианты лучше не применять.2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

  1. расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.
  2. для основного текста – 14;

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  1. выравнивание текста производится «по ширине»;
  2. расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.
  3. интервал между строками – 1;
  4. переносы расставляются автоматически;

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Шаблон служебного письма

Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

  1. Подпись и инициалы подписавшего.
  2. Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
  3. По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
  4. Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
  5. По центру бланка располагают реквизиты организации;
  6. Изложение причин, побудивших написать письмо;
  7. Предложения, исходящие из предыдущего пункта;

Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита. Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат».

Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам. Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации. При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается. Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники.

Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации: Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации: Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»: Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа.

Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту. Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный. Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Цель служебного письма

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы.

Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию. Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу.

Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании. Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе.

Например, «В следующем месяце университет планирует…».

Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности. СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте.

Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  2. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  3. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  4. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  5. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации.

Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных. Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д.

5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А.

Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д.

3 198734

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры.

Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения?

Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет?

Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов.

Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации. Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике. Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2).

Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество.

Они подразделяются на исходящие и входящие. В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4.

В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5. Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже.

Его датой является день подписания.

Образец служебного письма

Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:

  1. детали организации находятся в центре формы;
  2. указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
  3. подпись и инициалы.
  4. изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
  5. изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
  6. данные получателя справа вверху;
  7. в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;

Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.

представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений.

Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом. Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

Основные нормы:

  1. Цвет бумаги: белый.
  2. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
  3. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  4. Дата оформления письма – это дата его подписания.
  5. Адресат – это организация, подразделение или человек.
  6. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
  7. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  8. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон. К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно.

То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

  1. 12002
  2. 18212
  3. 5014
  4. 10794
  5. 10617
  6. 2537
  7. 9050
  8. 17959
  9. 8328
  10. 1488
  11. 8135
  12. 4279
  13. 5829
  14. 39069
  15. 4943
  16. 3885
  17. 6417
  18. 10937
  19. 9700
  20. 6194
  21. 8157
  22. 4504
  23. 7068
  24. 5565
  25. 24073
  26. 19366
  27. 6035
  28. 7971
  29. 5169
  30. 8049
  31. 20306
  32. 6164
  33. 15925
  34. 8037
  35. 8048
  36. 6085
  37. 6358
  38. 33360
  39. 7370
  40. 10592
  41. 24414
  42. 1760
  43. 4008
  44. 7171
  45. 11032
  46. 22464
  47. 46820
  48. 37409
  49. 15993
  50. 14824
  51. 16662
  52. 6914
  53. 15676
  54. 18402
  55. 5031
  56. 6577
  57. 4336
  58. 3839
  59. 5125
  60. 5927
  61. 9668
  62. 16939
  63. 20349
  64. 1801
  65. 8531
  66. 27721
  67. 1755
  68. 6770
  69. 6498

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства.

В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав.

Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

  • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
  • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
  • должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  1. ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  2. последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
  3. конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  4. реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  5. полная информация об адресате;
  6. описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество.

Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе.

Дата на письме пишется та, когда его подписали.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.

Фамилия указывается в дательном падеже: Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  1. перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
  2. при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

  1. «Адресат».

    Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

  1. «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа. Текст служебной записки, как правило, состоит: • из преамбулы (вводной части); • основной части; • заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста. Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата.

Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса.

Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае. Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

По ГОСТу

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003.

Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  1. упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  2. наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  3. правила расположения текста.

Подробнее о том, что такое служебная записка и как ее оформить поГОСТу, читайте тут, а более детально о правилах оформления служебных записок по ГОСТу узнайте в этом материале.

Электронные служебные записки.

Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса.

Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа.

Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+