Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказ по регламенту подписания счетов на оплату в организации

Приказ по регламенту подписания счетов на оплату в организации

Приказ по регламенту подписания счетов на оплату в организации

Описание задачи


Все компании, вне зависимости от рода их деятельности, работают с большим количеством платежных документов. Внушительные объемы входящих счетов на оплату, отсутствие контроля и четких регламентов могут привести к их потере, несвоевременной оплате и ненадлежащему выполнению договорных обязательств.

Между тем, репутация компании на рынке во многом зависит от своевременного исполнения контрактных договоренностей с контрагентами, партнерами и подрядчиками.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом.

Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

  • косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.
  • напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);

Пример 1 Приказ об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива») ПРИКАЗ 23.07.2014 № 456-Пр г.

Москва Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов: 1.1. Регистрация и учет документов. 1.2. Контроль исполнения документов.
1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п.

1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В. 3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К.

обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов С приказом ознакомлены: Легостаев А.В.

Легостаев 24.07.2014 Паршина В.К. Паршина 24.07.2014 П.А. Карпенко 23-78 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива») УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора ООО «Перспектива» от 23.07.2014 № 456-Пр РЕГЛАМЕНТ №7 бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» 1. Общие положения 1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация). 1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации. 2. Термины, определения, сокращения 2.1.

2. Термины, определения, сокращения 2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения: Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Задание – поручение руководителя. Задача – см. задание. Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию. Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи.

Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.
Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса 3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются: – исполнитель документа; – срок исполнения задачи; – при необходимости – содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией.

Отсканированный документ помещается в папку «На контроле». 3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. 3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении. 3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания. 3.2.1.

Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок. 3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа. 3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа.

Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело. 3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя.

Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа. 3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю. В отчете указывается: – общее количество поставленных задач за отчетный период; – количество выполненных задач; – количество задач с продленным сроком исполнения; – количество задач, не выполненных в срок. При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ.

Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.).

Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы.

Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.СПРАВКА!

Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете.

Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Рекомендуем прочесть:  Можно ли мтать жителем норвегии

Третья часть — данные о покупателе

В нее вписана информация:

  1. Наименование плательщика, его регистрационные данные по учредительным документам.
  2. Наименование грузополучателя. Как и в случае с продавцом, плательщиком может быть головная организация, а получателем — ее обособленное подразделение.

Указание банковских реквизитов покупателя в данном случае необязательно.Но если в договоре указан конкретный банк и это важно для продавца, то следует вписать банковские реквизиты покупателя в соответствии с договором.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота.

Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа.

Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно.

Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки. Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены.

Переходим к оформлению.

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено.

В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  1. доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
  2. внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации. Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.

В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом.

К таким документам относятся счета-фактуры. Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ.

Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность. Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность.

Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником. Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию. Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке.

Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет.

А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений. Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.

Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03 Источник: журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку.

У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто.

Помогите ей. Это легко © 2001–2020, Клерк.Ру. 18+

2. Основные положения.

2.1. Ответственными лицами в Эксплуатирующих организациях, Диспетчерской и Ремонтных службах является Единоличный исполнительный орган (далее – Управляющий), Менеджер по продажам услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов (далее – Менеджер по продажам) и сотрудник организации, в должностных обязанностях которого находится генерация, выставление и согласование первичных учетных документов организации (далее – Статистик).

2.2. Основной задачей Ответственных лиц в рамках настоящего регламента является организация контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации. 2.3. Статистик контролирует процесс согласования и подписания согласованной финансово-бухгалтерской документации.

Личный опыт

Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги» В настоящее время на базе филиалов ОАО «РЖД» создаются дочерние и зависимые общества, которые пока не имеют опыта самостоятельной хозяйственной деятельности в рыночных условиях.

С целью минимизации риска утраты активов при их передаче дочерним обществам в качестве временной меры на период их становления предполагается в ближайшее время перевести на казначейский принцип исполнения платежей дочерние и зависимые общества, стратегически важные для компании. Что касается системы казначейского контроля непосредственно в материнской компании ОАО «РЖД’, то благодаря прямому подчинению казначейства топ-менеджменту компании мы исключили внеплановые платежи, приостановили финансирование расходных статей при невыполнении доходных, а также обеспечили точное соответствие движения денежных средств установленному плану и возможность построения достоверного отчета о движении денежных средств прямым методом. Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва) Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором.

Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

  1. злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;
  2. ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;
  3. расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Регламент платежей Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в «Порядке прохождения платежей в компании». Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании.

Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1). Личный опытАндрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва) Заявка проходит три уровня контроля. Руководитель ЦФО проверяет целесообразность и обоснованность данного расхода, сотрудник отдела планирования и бюджетирования — наличие лимитов в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде, а сотрудник бухгалтерии — правильность оформления документов на оплату и отсутствие задолженностей по расчетам и представлению документов по данному контрагенту и сотруднику.

На все проверки по внеочередным заявкам отводится два часа, по очередным — до двух рабочих дней. После этого заявка в зависимости от суммы и кодировки бюджета попадает к руководителю казначейства, финансовому или генеральному директору которые принимают решение об оплате. Затем заявка направляется в казначейство, которое в зависимости от времени поступления и очередности оплачивает ее в тот же день либо на следующий.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва) В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей.

Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная «черновая» работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету.

При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов. Таблица 1. График прохождения платежейОперацияКомментарийРабочие (банковские) дни 12345Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе.

Акцепт заявки руководителем ЦФОАкцептованная руководителем ЦФО заявка автоматически поступает финансовому менеджеруДо 16 часов 1Акцепт заявки финансовым менеджеромДо 18 часовАкцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором)До 10 часовАкцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором)До 11 часовРегистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системеДо 12 часовВыдача по заявкам наличных денежных средствЗаявка, по которой денежные средства не были получены в течение трех дней, аннулируетсяС 11 часовВ течение дняВ течение дняОсуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «1»В случае целесообразности и наличия свободных денежных средств заявка может быть оплачена в более ранние срокиДо 14 часовОсуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «2»До 14 часовОсуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом «3»Дата оплаты определяется финансовым директором До 14 часов1 Гарантированный срок выполнения операции.Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу.

Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.

Приказ по регламенту подписания счетов на оплату в организации

Согласование платежей.

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

  1. нарушениям сроков оплаты по счетам;
  2. нехватке ликвидности;
  3. ухудшению отношений с контрагентами;
  4. использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

4. Ответственность

4.1.

Ответственность за соблюдение требований, установленных настоящим СТО в пределах своего участия в процессе несут: — Сотрудники Управления; — Ответственные специалисты Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО БИК. — Ответственные специалисты Правового управления ООО УК Стройком — Организации — Заказчики; — Единый исполнительный орган организации (далее ЕИО). 4.2. Контроль над соблюдением требований настоящего СТО осуществляет руководитель Управления.

Основные принципы формирования бюджета

Бюджет движения платежных средств — количественный план финансово-хозяйственной деятельности предприятия — связанный набор стоимостных показателей, показывающих планируемую величину поступлений и платежей, которые могут быть понесены в течение планового периода.

Под платежными средствами, учитываемыми в бюджете, понимаются: — Денежные средства (наличные, безналичные, финансовые активы, векселя и т.п.) — Неденежные средства, которыми осуществляется расчет с поставщиками (бартер). Разработка и использование бюджета движения платежных средств (далее — БДПС) обеспечивает решение следующих задач управления: Распределение ответственности внутри организации за своевременность и полноту поступления платежных средств.

Распределение полномочий внутри организации по распоряжению платежными средствами. Обеспечение соответствия поступлений денежных средств платежам, которые необходимо осуществить. Под соответствием поступлений и платежей понимается, что сальдо движения денежных средств (остаток на начало периода плюс сумма поступлений минус платежи) не может быть отрицательным.

БДПС разрабатывается на календарный месяц.

Для целей бюджетирования все виды поступлений и платежей классифицируются по бюджетным статьям.

Общий перечень бюджетных статей называется бюджетным классификатором. БДПС формируется и обосновывается специально назначенными ответственными лицами в форме смет. Ответственный за смету отвечает за расчет суммы поступлений и/или потребности в платежных средствах в рамках подчиненных ему служб.

Проект БДПС составляется начальником финансово-экономической службы ежемесячно на основе заявок ответственных за сметы. Для внесения в проект ответственные за смету представляют начальнику ФЭС заявку и краткое обоснование запрашиваемых объемов финансирования.

Окончательный вариант БДПС утверждается генеральным директором. После утверждения БДПС оплата (отгрузка ТМЦ) свыше утвержденного плана может быть разрешена только по указанию генерального директора.

Контроль за настоящим положением обеспечивает финансовый отдел. В случае возможности перерасхода по бюджетной статье финансовый отдел должен незамедлительно информировать начальника ФЭС.

В случае невыполнения плана поступлений расходная часть БДПС может быть секвестирована (уменьшена) генеральным директором.

Обязанностью ответственных за смету является соответствующий пересмотр планов деятельности подчиненных им служб.

Проверка и первичная обработка счетов

Счета поступают на проверку назначенному сотруднику либо ответственному за договор, по которому они оформлены. Сотрудник проверяет оформление счетов, расходы и соответствие платежным обязательствам.

Для удобства из карточки счета открывает договор для сверки данных.

Если счет выставлен без договора, то прямо из DIRECTUM открывает статьи бюджета в финансово-учетной системе.

После проверки в один клик можно:

  1. прекратить работы, если в дальнейшей обработке счета нет необходимости.
  2. отказать, если счет составлен некорректно или признан необоснованным;
  3. отправить счет на согласование;
  4. отправить на повторное сканирование, если текст счета не видно;

Решение позволяет объединять несколько счетов в реестр. Например, сгруппировать счета с одинаковым сроком, по одному договору или контрагенту.

Реестр счетов

Порядок согласования, оформления и проведения платежей в Компании

Пользовательский поиск /

ООО «» Введено в действие с «27»_апреля_ 2001 г.Стандарт КомпанииВерсия 1.0г.

Москва2001г. ПредисловиеРазработано Утверждено Распоряжение от «26» 2001г. № 58-РПодразделение Отдел консалтингаИзменено Подразделение Оглавление1.Введение 32.Общие положения 33.Порядок исполнения Задания на платеж 4Приложение 1 Форма Задания на платеж 5Приложение 2 Схема прохождения Задания на платеж в АРИСе 7 1. Введение1.1. Настоящий Стандарт устанавливает порядок прохождения платежей в ООО «»;1.2.

Принятые термины и обозначения.- Компания — ООО “”.- Бюджет Компании – (далее – Бюджет) — документ, определяющий направления, объемы и формы поступления и расходования средств Компании за установленный бюджетный период.- Смета расходов Компании – (далее – Смета) – составная часть бюджета Компании, отражающая затраты на содержание аппарата управления (стоимость рабочих мест и страховые выплаты). Смета формируется на год, квартал, месяц. Смета ведется в разрезе подразделений Компании.?

Задание на платеж (далее – Задание) — документ, являющийся основанием для осуществления платежей.

? Исполнение задания на платеж — списание средств, указанных в Задании, с одного из счетов Компании. — Стоимость содержания рабочего места – составная часть расходной части бюджета Компании (сметы) — величина расходов, отражающая затраты на ИТ, аренду, содержание и обслуживание рабочего места сотрудника Компании.

— Реестр на оплату – (далее – Реестр) — список подлежащих проведению платежей, предоставляемый Управлением консолидированных финансов в Бухгалтерию, с приложением соответствующих ЗП;- Исполнитель Задания на платеж (далее – Исполнитель) – сотрудник Компании, инициирующий платеж в рамках утвержденного бюджета (сметы расходов).

Исполнитель несет ответственность за:- достоверность информации, содержащейся в платежных документах;- правильность оформления платежных документов и полноту пакета документов;- наличие всех согласующих подписей на Задании.- Согласующее лицо – должностное лицо Компании, визирующее Задание на платеж. Назначается Президентом Компании или лицом, им уполномоченным .

При необходимости согласующее лицо имеет право потребовать от Исполнителя дополнительные комментарии и разъяснения по проводимому платежу .1.3. В выполнении операций, предусмотренных данным Стандартом, участвуют:- Инициатор платежа;- Управление Корпоративных Финансов (далее -УКФ);- Бухгалтерия Компании — (далее – Бухгалтерия);- Отдел финансового планирования и бюджета (далее – ОФП)- Президент Компании или лицо, им уполномоченное (далее – Президент).2.

Общие положения2.1. Все платежи, проводимые со счетов Компании, оформляются Заданием на платеж. Задание на платеж является внутренним платежным документом. 2.2. Задание на платеж проходит согласование в бумажном виде с приложением всех сопроводительных документов.2.3.

Согласующее лицо должно принять решение о согласовании или не согласовании Задания на платеж в течение 1 рабочего дня:- если Задание на платеж поступило до 13.00 текущего дня согласующее лицо обязано принять решение о согласовании текущим днем;- если Задание на платеж поступило после 13.00 согласующее лицо имеет право принять решение следующим рабочим днем до 13.00.2.3.1.

Задание на платеж и комплект сопроводительных документов хранится в Бухгалтерии Компании.3.

Порядок исполнения Задания на платеж.

3.1. Оформление и исполнение3.1.1. Исполнитель:- оформляет “Задание на платёж” по форме Приложения 1, при этом в соответствующих графах Задания указываются Организация-плательщик, реквизиты документа (Договор, Акт, Счет-фактура и т.д.), являющегося основанием данного платежа, сумма, назначение платежа и реквизиты получателя, наименование проекта (в рамках бюджета которого осуществляется платеж);- подписывает Задание у руководителя подразделения или руководителя проекта;- проставляет Код проекта (если платеж осуществляется в рамках реализуемого проекта) или указывается принадлежность платежа к текущей хозяйственной деятельности Компании;- формирует Пояснительную записку к Заданию с комментариями и разъяснениями по проводимому платежу;- направляет Задание в ОФП.3.1.2.

ОФП :- проверяет наличие средств в бюджете Компании (смете расходов);- определяет приоритетность платежей и возможность их осуществления в рамках утвержденного бюджета Компании;- проверяет не превышение заявленных платежей накопленным итогом общему бюджету проекта/мероприятия;- подписывает Задание и направляет его в Бухгалтерию либо возвращают его Исполнителю с указанием причины отказа в согласовании.3.1.3.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+