Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Порядок издания и наименование приказов вновь созданного доу

Порядок издания и наименование приказов вновь созданного доу

Порядок издания и наименование приказов вновь созданного доу

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов. Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. оплата труда, доплаты и премирование;
  2. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  3. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  4. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  5. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  2. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  3. дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. назначения работников на руководящие посты;
  2. утверждения обновления штатного расписания;
  3. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  4. сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе определена форма приказа по основной деятельности, указаны состав реквизитов и требования к их оформлению.

Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  1. наименование организации;
  2. дата и регистрационный номер;
  3. основной текст;
  4. тема;
  5. место для виз согласования, если это необходимо.
  6. место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  7. отметка об исполнителе;
  8. название документа;

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Сшивание приказов

По окончании года приказы, собранные за год, сшиваются в одну книгу.

Перед сшиванием составляется опись, в которой указываются такие данные, как № приказа, дата составления, название приказа и сколько листов в приказе. После все листы слаживаются в хронологическом порядке, в конце ложится один чистый лист и сшивается в твердую обложку. Также необходимо приклеить бумажку «Сшито и пронумеровано на ____ листах, печать и подпись руководителя».Образец книги приказов по основной деятельности ничего сложного собой не представляет и выглядит как книжка в скоросшивателе, но сшитая нитками, сроком хранения 5 лет.
Также необходимо приклеить бумажку

«Сшито и пронумеровано на ____ листах, печать и подпись руководителя»

.Образец книги приказов по основной деятельности ничего сложного собой не представляет и выглядит как книжка в скоросшивателе, но сшитая нитками, сроком хранения 5 лет.

Хранить приказы обязательно в сейфе.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием.

Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса.

Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников. Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений.

В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Понятие приказа

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело» — Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003.

Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Требования к оформлению документов») — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании.

Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством. Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило.

Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни. Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись».

Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности.

Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам): — о приеме на работу, — о переводе на другую работу (перемещении) — об увольнении 2. Приказы о командировках. 3. Приказы о предоставлении отпуска 4. Приказы по основной деятельности компании — о дисциплинарных взысканиях, — о совмещении, — о поощрении, — об установлении надбавки к окладу, — об изменении персональных данных работника, — о присвоении разрядов, классности, — об изменении условий труда, — обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений. Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее.

Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Примеры документов

Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен.

Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

  1. о наделении правом подписи;
  2. о создании структурного подразделения;
  3. об утверждении графика отпусков;
  4. об утверждении локальных актов организации;
  5. о назначении ответственных лиц;
  6. об утверждении штатного расписания;
  7. о расследовании несчастного случая.
  8. о вступлении в должность директора;

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД. Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится.

Нумерация для каждого ведётся отдельно. По цели издания приказы бывают:

  1. инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  1. исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:

  1. вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;
  2. финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;
  3. работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;
  4. структурные вопросы.

    Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;

  5. создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;
  6. вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.
  7. разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации.

    Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;

Согласование и подписание

Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования. Правила оформления реквизита приведены в п.

3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования.

Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует.

В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов.
Организация самостоятельно определяет:

  1. виды документов, которые нуждаются в согласовании;
  1. должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
  1. очередность получения виз согласования.

Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.

Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов. __________________________________________ наименование должности ______________ _________________________ подпись расшифровка подписи ______________ дата Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации.

Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются».

Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

Лист согласования проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание» наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту) Должность, фамилия, инициалы Замечания Подпись и дата согласования 1 2 3 … … … Главный бухгалтер Нет замечаний Гусева Гусева И.П.

24.12.2012 … … … Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Продолжение следует. * Журавлева М.В.

О видах приказов и сроках их хранения // Секретарь-референт. 2012. № 11. С. 35–40.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2021 года.

Об охране коммерческой тайны О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности О наделении правом подписи О вступлении в должность директора О создании филиала О назначении ответственного за ведение трудовых книжек О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени О сокращении штата Об итогах инвентаризации Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовой договор с иностранным гражданином — это документ, который позволяет нанимателю привлечь к работе иностранца. Расскажем, как его оформить, и приведем образец трудового договора с иностранным работником 2021 года.

2 сентября 2021 Договор на почасовую оплату — это трудовое соглашение работодателя с работником, которое заключается в случае договоренности между сторонами об оплате за фактически отработанное время.

Рассказываем, как считается почасовая заработная плата, и составляем образец трудового договора с почасовой оплатой. 5 сентября 2021 Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого работник принимается в организацию. Из статьи вы узнаете, как правильно его оформить, какие существуют нюансы оформления для разных категорий сотрудников.

5 августа 2021 Анкета при приеме на работу — это список вопросов к претенденту на должность. Заполняют ее на начальном этапе отбора.

Это помогает кадровику выбрать перспективных кандидатов и не тратить время на тех, кто заведомо не подходит. 15 июля 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Регистрация приказов

Как только приказ будет издан, он обязательно должен быть зарегистрирован в специальном журнале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности». Имеется типовая форма этого журнала, издаваемая типографиями.

Все сведения в него записываются в хронологическом порядке, начиная с 01.01. календарного года. Это удобно особенно для больших учреждений.

Проще становится вести нумерацию приказов, не допуская ошибок в номерах, а в случае чего можно будет найти нужный приказ по его данным. На обложке журнала указываются данные: начало ведения, окончание, сколько листов.

Срок хранения. (Хранятся такие приказы 5 лет с момента его окончания).

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.

Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3). Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам.

Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне.

Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений; 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.

При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.

Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  1. контроль за деятельностью (отчетность);
  2. сокращение штатной численности;
  3. создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  4. установление режима работы и внесение изменений в него;
  5. проведение аттестации персонала;
  6. утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  7. информационное и документационное обеспечение и др.
  8. планирование деятельности;
  9. утверждение структуры организации и ее изменение;
  10. материально-техническое обеспечение;
  11. утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  12. финансирование деятельности;

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно».

Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется.

Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+