Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Образец письма в соответствии с новым гостом по делопроизводству

Образец письма в соответствии с новым гостом по делопроизводству

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?


Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.

Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов.

В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

  • счета, акты;
  • регламенты;
  • запросы;
  • справки, копии по запросу;
  • Исходящие, т. е. направленные из организации:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы и ответы на запросы;
    • счета, акты;
    • доверенности;
    • справки, копии по запросу;
    • отчеты и др.
  • договоры;
  • уведомления;
  • доверенности;
  • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
  • письма, в том числе электронные;
  • рекламная информация и др.
  • Входящие, т. е. пришедшие извне:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы;
    • уведомления;
    • распоряжения вышестоящих организаций;
    • рекламная информация и др.
  • письма, в том числе электронные;
  • распоряжения вышестоящих организаций;
  • служебные записки, заявления;
  • журналы учета и т.

    д.

  • отчеты и др.
  • запросы и ответы на запросы;
  • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
  • Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
    • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
    • регламенты;
    • договоры;
    • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
    • служебные записки, заявления;
    • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде.

Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций. Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.
Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

ГОСТы по делопроизводству

Госты по делопроизводству 2021 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой. Делопроизводство-2018, новые требования по которому устанавливают ГОСТ Р 7.0.97-2016 (начал действовать с 01.07.2018), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело») осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами. ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:

  1. официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  2. делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;

Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит ряд новшеств.

Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2021 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу. Расскажем об изменениях ГОСТа:

  • Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
  • реквизит отметки об электронной подписи.
  • реквизит грифа ограничения доступа;
  • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
  • Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
    • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
    • реквизит грифа ограничения доступа;
    • реквизит отметки об электронной подписи.
  • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
  • нумерации страниц;
  • ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
  • Уточнены требования к оформлению.

    Разъяснены положения по:

    • нумерации страниц;
    • использованию шрифта;
    • отступам и межстрочным интервалам;
    • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
    • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
  • использованию шрифта;
  • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
  • В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления.
  • отступам и межстрочным интервалам;

Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2021 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

26 Ноября 2021 в 17:52 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. 27 Августа 2021 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. 21 Августа 2021 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности.

В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах. 06 Мая 2021 в 16:46 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2021 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.
Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 15 Марта 2021 в 16:30 29 Февраля 2021 28 Февраля 2021 22 Января 2021 24 Декабря 2021 23 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице: № ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 7.0.97-2016 01 Государственный герб Российской Федерации Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 02 Герб субъекта Российской Федерации Эмблема 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Товарный знак (знак обслуживания) 04 Код организации Код формы документа 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Наименование организации – автора документа 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Наименование структурного подразделения – автора документа 07 Код формы документа Наименование должности лица – автора документа 08 Наименование организации Справочные данные об организации 09 Справочные данные об организации Наименование вида документа 10 Наименование вида документа Дата документа 11 Дата документа Регистрационный номер документа 12 Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа Место составления (издания) документа 14 Место составления или издания документа Гриф ограничения доступа к документу 15 Адресат Адресат 16 Гриф утверждения документа Гриф утверждения документа 17 Резолюция Заголовок к тексту 18 Заголовок к тексту Текст документа 19 Отметка о контроле Отметка о приложении 20 Текст документа Гриф согласования документа 21 Отметка о наличии приложения Виза 22 Подпись Подпись 23 Гриф согласования документа Отметка об электронной подписи 24 Визы согласования документа Печать 25 Оттиск печати Отметка об исполнителе 26 Отметка о заверении копии Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе Отметка о поступлении документа 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Резолюция 29 Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о контроле 30 Идентификатор электронной копии документа Отметка о направлении документа в дело

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  1. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  2. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  3. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
  4. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.

Не существует идеальных писем.

Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

С 1 июля 2018 года вводится в действие . Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Например: — при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют; — номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; — допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны; — предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; — абзацный отступ текста документа — 1,25 см; — текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны; — предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; — абзацный отступ текста документа — 1,25 см; — текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала; — текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см; — нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом; — нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.

Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других. В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 ); наименование должности лица — автора документа (реквизит 07); гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ); отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ); отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством). Дата публикации на сайте: 13.06.2017

Запрос

Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации.

Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты.

Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа.

Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства.

Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  • Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
  • Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  • Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.

В приложениях А, В даны:

  1. образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
  2. схема расположения реквизитов документа на титульном листе;

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Основные новшества

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом.

К наиболее важным относятся:

  • Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  • Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
  • Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с . Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. абзацный отступ;
  2. правила выделения полужирным текстом;
  3. оформление титульного листа.
  4. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  5. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  6. выравнивание текста;
  7. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  8. номера страниц;

Все изменения направлены на усовершенствование требований.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  1. отметка об электронной подписи;
  2. наименование должности лица — автора документа.
  3. наименование структурного подразделения — автора документа;
  4. гриф ограничения доступа;

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.Вот требования к интервалам:

  • Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  • Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  • Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
  • Между буквами — обычный.
  • Между словами — один пробел.
  • Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.

Минимальные поля для всех документов:

  1. правое — 10 мм;
  2. верхнее — 20 мм;
  3. нижнее — 20 мм.
  4. левое — 20 мм;

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+