Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Защита прав потребителей - Командировку можно без билетов провести

Командировку можно без билетов провести

Командировку можно без билетов провести

Ситуация 4. Компания арендует квартиру для проживания командированных работников


Такая возможность достаточно привлекательна для организации, особенно во время кризиса. При частых командировках работников рациональней размещать в арендованных квартирах, чем в гостинице.Решение Безусловно, расходы на проживание, включая арендные платежи за арендуемые квартиры, учитываются в составе командировочных расходов. Однако в новом письме Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 финансовое ведомство уточнило важный момент.

Такие затраты организация вправе учитывать в расходах только в период проживания там командированных сотрудников. А вот плата за аренду квартиры за то время, когда помещение не используется для проживания в ней командированных сотрудников, не может быть учтена в составе командировочных расходов. В Минфине подчеркнули, что такие расходы допускается подтверждать документами, косвенно свидетельствующими о факте пребывания работников в командировке (командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.).

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году.

Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если хочется поехать в командировку на поезде с максимальным удобством, то лучше не выкупать все купе для одного человека, а купить билет в вагон повышенной комфортности, где есть одноместные купе. В этом случае можно не бояться, что проверяющие исключат из расходов стоимость пустых мест.

Если вашим локальным актом предусмотрено, что при направлении директора в командировку для него оплачивается купе целиком, то стоимость трех лишних мест:

  1. не облагается НДФЛ, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проезд, которые не подлежат обложению НДФЛ;
  2. можно учесть в расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работников, в коллективном договоре или локальном нормативном акте; , (далее — Положение № 749). То есть ни ТК, ни НК не устанавливают пределов по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размере. Для лиц, занимающих разные должности, их набор и размер может отличаться. Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычету;

Однажды к такому же выводу пришел и суд, когда руководителю оплатили целое купе.

Но в том деле организация покупала билет в VIP-вагоне, где в принципе можно купить только целое купе, хотя в нем и могут ехать два человека. При приобретении таких билетов вопрос об удержании НДФЛ вообще не должен возникать, ведь в вагоне такого класса невозможно купить одно место.

  1. не облагается страховыми взносами как командировочные расходы директора на проезд.

Поезд отправляется…

В случае отправления сотрудника к месту командировки на поезде билет также может приобретаться в электронной форме.

В этом случае оформляется контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

В случае покупки билета в пунктах продажи, этот купон в распечатанном виде обязательно выдается покупателю. Если билет приобретается посредством Интернета, контрольный купон направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру (п.

5 Приложения к Приказу Минтранса России от 21.08.2012 № 322). Распечатка контрольного купона будет являться достаточным основанием для учета проездных расходов при налогообложении прибыли. С таким выводом согласны и чиновники (Письма Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-07/16777, от 29.08.2013 № 03-03-07/35554, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 12.04.2013 № 03-03-07/12256, ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).

Каких-либо дополнительных документов, например, выписки, подтверждающей оплату банковской картой, для подтверждения проездных расходов не требуется (Письмо Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554).

Для выплаты суточных одного удостоверения недостаточно

Диана Дидич Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

Ознакомиться с другими материалами интернет-конференции вы можете:

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отменены.

И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указаны (далее — Положение):

  1. ее цель (служебное поручение);
  2. срок командировки;
  3. место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке. В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет.
В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет.

И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (). Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках. Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов ().

Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках. Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

6.

Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания).

Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует. Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре.

Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом.

Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании. Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

Работник вернулся из командировки без обратного билета и документов на проживание и ему отказали в компенсации расходов.

21:31 20:26 20:22 20:04 19:43 19:16 18:46 18:01 17:44 17:28 17:12 17:10 17:06 17:05 16:59 16:44 16:36 16:14 16:03 15:54 15:53 15:42 15:39 15:16 15:06 14:50 14:47 14:23 14:22 14:07 13:47 13:16 13:12 13:12 12:45 12:28 12:08 11:48 11:40 16:02, 29 октября 2010 › Работодатель направил работника в двухдневную командировку.

Вернувшись, работник представил билет на проезд к месту командировки, авансовый отчет и командировочное удостоверение.

Билет на проезд обратно он не предоставил, требований о возмещении расходов на обратную дорогу из командировки не предъявлял. Работодатель оплатил только проезд к месту командировки, в оплате суточных и возмещении стоимости найма помещения для проживания работнику было отказано по мотиву отсутствия билета на обратную дорогу.Правомерны ли действия работодателя?Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Отказ от возмещения расходов по найму жилого помещения и дополнительных расходов на проживание по причине отсутствия документа (билета), подтверждающего расходы на обратный путь от места командировки, неправомерен.Обоснование вывода:Согласно ст.

167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных с такой командировкой.В соответствии со ст.

168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:— расходы по проезду;— расходы по найму жилого помещения;— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.В п.

11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного в соответствии со ст.

166 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

N 749, дублирующего данные положения, также предусмотрено, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы согласно п.

12 Положения включают расходы по проезду транспортом общего пользования при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации, согласно п.

12 Положения включают расходы по проезду транспортом общего пользования при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации, согласно п.

14 Положения, возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке и авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения).Как видим, несмотря на то, что все указанные расходы возникают в связи с одним общим обстоятельством — направлением работника в командировку, каждый вид расходов является самостоятельным и обязанность работодателя возмещать каждый из них не зависит от возмещения прочих. Трудовое законодательство не предусматривает возможность отказа в возмещении одного вида понесенных работником расходов, если работник не предоставил документы, подтверждающие осуществление других расходов.

При этом расходы по проезду к месту командировки и обратно и расходы по найму жилого помещения подтверждаются разными документами и компенсируются в разном порядке.На основании изложенного полагаем, что работодатель не вправе отказать работнику в оплате суточных и возмещении стоимости найма помещения для проживания при условии наличия надлежаще оформленного командировочного удостоверения и документов, подтверждающих такие расходы, на том основании, что работник не предоставил проездной документ на проезд обратно из командировки.Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ автор: служба Правового консалтинга ГАРАНТ Обнаружив в тексте ошибку, выделите ее и нажмите Ctrl + Enter или

Читайте также Читайте также 8:21, 9 марта 2020 15:21, 9 марта 2020 11:20, 10 марта 2020 17:34, 9 марта 2020 9:41, 9 марта 2020 11:08, 10 марта 2020 8:06, 9 марта 2020 11:30, 9 марта 2020 13:12, 10 марта 2020 11:11, 10 марта 2020 14:22, 10 марта 2020 12:06, 10 марта 2020 21:53, 9 марта 2020 18:46, 9 марта 2020 11:02, 10 марта 2020 10:11, 10 марта 2020 11:18, 10 марта 2020 21:48, 9 марта 2020 17:06, 10 марта 2020 23:04, 9 марта 2020 15:54, 9 марта 2020 9:47, 9 марта 2020 13:12, 10 марта 2020 12:36, 9 марта 2020 3 февраля 2020 2 февраля 2020 20 января 2020 3 января 2020 Популярное 9:41, 9 марта 2020 11:08, 10 марта 2020 13:12, 10 марта 2020 11:11, 10 марта 2020 8:21, 9 марта 2020 15:21, 9 марта 2020 21:53, 9 марта 2020 18:46, 9 марта 2020 11:18, 10 марта 2020 21:48, 9 марта 2020 15:54, 9 марта 2020 9:47, 9 марта 2020 9:54, 10 марта 2020 9:46, 5 марта 2020 18:50, 6 марта 2020 11:02, 10 марта 2020 3 февраля 2020

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п.

26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ ). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

«»). Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет.

Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Командировка без документов

Р.

Ярошенко, налоговый юрист В дороге с командированным работником может приключиться всякое.

Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание.

Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги? Чем подтвердить проезд? Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные.

Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд.

Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты.

Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

№ 62 «О служебных командировках.», оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62). Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно. Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете.

А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения.

А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п.

1 ст. 252 НК РФ). Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.

3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г.

№ 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника. Простое решение Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах. Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта.

Выдача подобных документов для них не редкость. Где вы были, где вы жили? Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице. Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки.

Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу. Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62.
Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62.

Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором.

Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре. Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя.

Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет.

Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ. Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи.

Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов.

Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г.

№ 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы.

Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета. Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г.

по делу № А56-14779/03). На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении. В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г.

по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности.

Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Материал предоставлен журналом . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях. В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям.

Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.

166 ТК РФ). Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749. Этим документом, в частности, установлено следующее: – в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем; – поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой; – местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором. Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются: – служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п.

6 Положения № 749); – оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п.

7 Положения № 749).Размеры возмещаемых расходов на проезд В силу ст.

168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п.

12 Положения № 749). Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729.

В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: – железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; – водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; – воздушным транспортом – в салоне экономического класса; – автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда: – железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; – водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; – автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.Обратите внимание Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Для гражданских служащих установлены иные ограничения.

Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813): Установленные ограничения по возмещению расходов по пользованию воздушным транспортом морским и речным транспортом железнодорожным транспортомГражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «руководители» По стоимости билета I класса Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-классаГражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты» По тарифу стоимости билета бизнес-класса Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сиденияГражданские служащие, замещающие главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы По тарифу стоимости билета экономического класса Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения Командированному гражданскому служащему оплачиваются расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. При отсутствии проездных документов возмещение таких расходов им не производится (п.

22 Порядка № 813).Обратите внимание По решению руководителя (уполномоченного им лица) гражданскому служащему при наличии обоснования могут быть возмещены расходы на проезд к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы – воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом сверх норм, установленных Порядком № 813 и условиями, в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа (п. 24 данного порядка).Документальное подтверждение расходов на проезд В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме, то есть в виде электронного билета. Как же документально подтвердить расходы, связанные с приобретением такого билета?

Сначала отметим, что электронный билет используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.На железнодорожном транспорте с 01.01.2012 применяется форма электронного проездного документа (электронного билета), утвержденная Приказом Минтранса РФ от 31.08.2011 № 228. Согласно п. 2 данного приказа контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Учитывая изложенное, по мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (Письмо от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719).В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24): – чек контрольно-кассовой техники; – слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник; – подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета; – другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом факт произведенной перевозки удостоверяет распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.Бюджетный учет расходов на проезд Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 № 180н, расходы по оплате проезда к месту служебной командировки и обратно – к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

В силу п. 83 Инструкции № 162ндля учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг применяется счет 208 22 000. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф.

0504071) (п. 218 Инструкции № 157н). Отметим, что данные формы утверждены Приказом № 173н.

Причем если аналитический учет ведется в карточке учета средств и расчетов, то при оформлении журнала операций расчетов с подотчетными лицами графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» могут не заполняться. Бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм на основании данных утвержденного авансового отчета.

При этом дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения является датой признания расходов в бюджетном учете.

Основные проводки, связанные с учетом расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным за счет бюджетных средств в подотчет суммам на приобретение проездных билетов приведем в таблице. Содержание операции Дебет Кредит Пункт Инструк-ции № 162н Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 49 Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 41 Возвращен в кассу учреждения остаток неиспользованного аванса на приобретение проездных документов 1 201 34 510 1 208 22 660 84 Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 108 Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 84 Пример Сотрудник казенного учреждения направлен в служебную командировку, в связи с чем ему был выдан аванс на проезд к месту командировки в сумме 2 400 руб. из кассы учреждения. По возвращении он представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому были приложены проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд в сумме 2 200 руб.

Остаток неиспользованных сумм на основании заявления сотрудника был удержан из его заработной платы. Эти операции в бюджетном учете казенного учреждения будут отражаться следующим образом: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 2 400 Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 2 200 Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 200 Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 200Разъяснения по нестандартным ситуациям Приведем разъяснения финансовых органов относительно признания расходов на проезд в нестандартных ситуациях при исчислении налога на прибыль и НДФЛ. Считаем, что эти разъяснения можно применить и в целях бюджетного учета.Вправе ли учреждение учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно, если он отзывается из отпуска и направляется к месту командировки из места отдыха, а после завершения служебного задания опять возвращается в место отдыха?

Из Письма Минфина РФ от 16.08.2010 № 03‑03‑06/1/545 следует, что в этом случае учреждение вправе учесть в составе расходов затраты работника на проезд из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.В случае утери посадочного талона можно ли считать расходы на проезд документально подтвержденными на основании маршрут/квитанции и ваучера на проживание в отеле? Согласно п. 84 Федеральных авиационных правил при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

В Письме Минфина РФ от 27.02.2012 № 03‑03‑07/6 сказано, что в случае утери посадочного талона, выдаваемого авиаперевозчиком, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету может являться справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, предъявляемые сотрудником маршрут/квитанция и ваучер на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих понесенные им расходы на проезд.Может ли являться документом, подтверждающим командировочные расходы на приобретение электронного авиабилета, его копия,в которой указаны Ф. И. О. подотчетного лица, маршрут, стоимость билета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту?

Из разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 23.09.2011 № 03‑03‑07/34, следует, что бумажная копия электронного билета не может являться оправдательным документом, подтвержда- ющим понесенные на его приобретение расходы. Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.Возмещаются ли сотруднику расходы на проезд в случае несовпадения даты убытия, указанной в проездном документе, с датой, указанной в командировочном удостоверении?

Согласно Письму Минфина РФ № 03‑03‑06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются. В этом же письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.Возмещаются ли сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы по приобретению билетов на проезд к месту командирования и обратно, если их оплата произведена банковской картой другого лица?

Нормативные документы не содержат ответа на поставленный вопрос, поэтому воспользуемся разъяснениями ФНС, приведенными в Письмеот 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876. Из него следует, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику учреждения является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием его банковской карты.

В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

В этом случае наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

_______________________________

  • Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
  • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  • Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утв. Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.
  • Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утв. Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
  • Инструкция по его применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  1. , эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

Источник: журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+