Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Какие качества должны быть у офис менеджера

Какие качества должны быть у офис менеджера

Какие качества должны быть у офис менеджера

Ответственность офис-менеджера


Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  1. Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  2. Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  3. Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  4. Нарушение правил пожарной безопасности;
  5. Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  6. Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.
  7. Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  8. Несоблюдение техники безопасности;
  9. Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  10. Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;

С этим читают С этим читают Должностные обязанности менеджера по туризмуДолжностные обязанности менеджера по работе с клиентамиДолжностные обязанности руководителя проектаОбязанности менеджера ресторана

Автор: Князева Ирина Олеговна

(22 голос., средний: 4,80 из 5)

Загрузка. Календарь налогоплательщика

  1. Онлайн калькулятор НДФЛ
  2. Калькулятор расчета отпускных в 2021 году
  3. Калькулятор расчета страхового стажа
  4. Калькулятор налога на имущество организаций
  5. Калькулятор для расчета зарплаты по окладу
  6. Калькулятор госпошлины в арбитражный суд
  7. Расчет компенсации за задержку зарплаты
  8. Пенсионный калькулятор
  9. Калькулятор расчёта госпошлины по ст. 333.19 и ст. 333.21 НК РФ
  10. Калькулятор суммы задолженности
  11. Калькулятор среднедневного заработка
  12. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
  13. Калькулятор НДС
  14. Калькулятор страховых взносов ИП
  15. Калькулятор пеней: расчет налоговой задолженности
  16. Калькулятор пособия по беременности и родам
  17. Расчёт пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет
  18. Калькулятор командировочных
  19. Расчёт пособия по временной нетрудоспособности

Рубрикатор Главные рубрикиКадровый учетОплата трудаОтчетностьОхрана трудаПроизводственный календарьПрочееВсе рубрики

Все категории

  1. Калькулятор расчета отпускных в 2021 году
  2. Расчет компенсации за задержку зарплаты
  3. Калькулятор расчета страхового стажа
  4. Калькулятор пособия по беременности и родам

Популярное

  1. За неделю
  2. Все
  3. За месяц

Творческие профессии — список самых востребованных для разных людей

Профессия музыканта — кто это, плюсы и минусы, зарплата

Денежные премии

Срок хранения первичных документов

Входит ли договор ГПХ в трудовой стаж

Структурное подразделение в СЗВ-ТД

СЗВ-СТАЖ при увольнении

Профессия фрезеровщик — описание, зарплата, плюсы и минусы

Неоплачиваемая стажировка —законно ли это

Должностная инструкция исполнительного директора

Обязателен ли коллективный договор в организации

Предельная величина базы для начисления страховых взносов в 2021 году

Выгодно ли брать отпуск в феврале 2021 года

Технический работник: кто это, должностная инструкция

Считается ли день увольнения рабочим днем или нет

Декларация по СОУТ: как должна утверждаться, кто сдаёт

Как заставить себя работать, если нет сил и настроения

Программа стажировки

Номенклатура дел отдела кадров

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Увольнение после декретного отпуска по собственному желанию

Что делать если работник пропал и не выходит на работу

Лидерские качества руководителя в управлении

СЗВ-ТД: штраф за несдачу

Новые правила проведения медосмотров с 2021 года

Почему троечники успешнее отличников

Увольнение после декретного отпуска

Корпоративный отдых и досуг — что это такое

Прожиточный минимум в 2021 году в России

Что такое точка безубыточности и как ее рассчитать

Формула расчета рентабельности предприятия

Начисление амортизации линейным способом и его особенности

Основные показатели и формула для расчета производительности труда

Как правильно прошивать и заверять документы

25 мотивирующих фильмов про бизнес и успех, которые стоит посмотреть

Схема разговора при холодных звонках клиентам

Цена и условия покупки франшизы Макдональдс в России

Что нужно, чтобы открыть аптеку с нуля и как это сделать

Формула рентабельности реализуемой продукции

Сколько стоит, как и где открыть свою парикмахерскую с нуля

Кофейня Starbucks Coffee в вашем городе по франшизе Старбакс

Обзор CRM систем: что это такое и как их эффективно использовать для малого бизнеса

Ключевые показатели эффективности KPI — что это такое и как их использовать

Как написать прощальное письмо коллегам при увольнении

Что такое прибыль предприятия и ее виды

Как пишется ВРИО начальника

Формула расчета рентабельности продаж

МРОТ с 1 мая 2018 года в России Не хотите пропустить новость?

Подпишитесь на обновления! Хотите получать рассылку с новыми статьями (1 раз в неделю)? Да Введите адрес вашей электронной почты * © 2021 “Делать дело” Надежный помощник каждого кадровика Авторство контента на sovetkadrovika.ru защищено службами Яндекс.Тексты и Google Authorship. Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.

CreativeAgency XДанный веб-сайт использует cookies и похожие технологии для улучшения работы. Чтобы узнать больше об использовании cookies на данном веб-сайте, прочтите Политику использования файлов Cookie и похожих технологий.

Используя данный веб-сайт, Вы соглашаетесь с тем, что мы сохраняем и используем cookies на Вашем устройстве и пользуемся похожими технологиями.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб.

Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме.

Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

  1. работа со звонками.
  2. работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
  3. осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
  4. обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
  5. делопроизводство;
  6. выполнение поручений руководителя;

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

  • Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
  • Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
  • Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
  • Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Оценочный лист компетенций офис-менеджера

Вы здесь Опубликовано 2016-01-02 17:46 пользователем Valeratal Когда понадобится: для оценки компетенций кандидатов и сотрудников на интервью. ОЦЕНОЧНЫЙ ЛИСТ компетенций офис-менеджера Ф.

И. О. кандидата Елисеева Надежда Юрьевна Возраст (полных лет) 32 Эксперт по оценке Елена Васильевна Васюкова Должность эксперта Специалист по подбору Дата заполнения 20.07.2016 Компетенции Инструмент проверки Оценка, комментарии Ориентация на результат Что является основным критерием успешной работы офис-менеджера?
И. О. кандидата Елисеева Надежда Юрьевна Возраст (полных лет) 32 Эксперт по оценке Елена Васильевна Васюкова Должность эксперта Специалист по подбору Дата заполнения 20.07.2016 Компетенции Инструмент проверки Оценка, комментарии Ориентация на результат Что является основным критерием успешной работы офис-менеджера?

Умение работать в условиях многозадачности

  1. Описать несколько разнотипных задач на день, попросить рассказать, как этот день будет построен (подробно)
  2. Какое количество задач одновременно Вам приходится держать под контролем? Назовите их.

Позитивное отношение к людям

  1. Что Вы можете сказать о тех коллективах, в которых Вы работали?
  2. Как бы Вы охарактеризовали своих подчиненных?

Умение строить отношения с людьми разного типа Вам необходимо провести переговоры с финансистом и коммерческим директором в связи с внутренними перестановками и перепланировкой офиса. Как Вы будете их строить? Будут ли отличия и в чем?

Вариативность, стремление находить максимум решений в сложной ситуации Предложите как можно больше выходов из такой ситуации: новый офис, в который Ваша компания должна переехать, должен быть отремонтирован 15-го числа, на 20-е число назначен переезд, в прежнем офисе 19-е число – последний день аренды. Но 1-го Вам сообщают, что ремонт закончится только 25-го числа Отсутствие амбиций карьерного роста (готов ли расти вместе с компанией, не претендует на карьерный рост в прямом смысле слова)

  1. Почему одним людям важен именно вертикальный карьерный рост, а другие предпочитают профессиональный рост вместе с компанией?
  2. Назовите три плюса и три минуса должностного карьерного роста.
  3. Назовите три плюса и три минуса работы в данной должности

Стремление долго работать на одном месте

  1. Почему одни люди предпочитают долго работать на одном месте, а другие склонны достаточно часто менять работу? Что значит долго работать на одном месте?
  2. Назовите три плюса и три минуса работы на одном месте более трех лет

Стрессоустойчивость и умение входить в конфликты с точки зрения необходимости их разрешения

  1. Один из Ваших сотрудников часто «не дотягивает» до того уровня, который нужен Вам.

    Ваши действия в этой ситуации?

  2. В одном из подразделений явно небрежно относятся к офисному оборудованию, из-за чего оно быстро приходит в негодность.

    Ваша реакция?

  3. Один из руководителей компании постоянно нарушает установленный график и правила бронирования переговорных комнат. Ваша реакция?

Высокий уровень адаптабельности к новой информации

  1. Охарактеризуйте наш офис и то, как поставлена, с Вашей точки зрения (удачно / неудачно), работа (на основании увиденного на пути к месту интервью)
  2. Предлагается для анализа информация о поставщиках компании или о процессах, связанных с управлением офисной и хозяйственной деятельностью. Требуется быстро провести оценку.

Лояльность к работодателю

  1. Назовите три плюса и три минуса нашей компании
  2. Какие основные недостатки менеджмента предыдущей компании Вы могли бы назвать?

Умение хранить конфиденциальную информацию Представьте, что один из Ваших знакомых спрашивает Вас о.

(далее называем то, что является конфиденциальной информацией). Вы понимаете, что это его личный интерес, к Вашей компании он никакого отношения не имеет. Ваши действия? Почему? А Вы уверены, что стоит так поступить?

После ответа – несколько провокаций Ответственность

  1. Были ли в Вашей работе ошибки, недостигнутые цели? Чем были вызваны эти ситуации?
  2. Почему одни офис-менеджеры успешны в работе, а другие нет?

Финансовая порядочность, честность, отсутствие склонности к «откатам» Я хочу проверить ваше умение анализировать действия других людей.

Итак, ситуация: офис- менеджеру было поручено выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для компании.

Он изучил потребности подразделений, опросив их руководителей, утвердил бюджет. На основании спроса и бюджета выбрал двух поставщиков – А и Б. У них был сходный ассортимент и сопоставимые цены. Поставщик А также предложил личное вознаграждение. В итоге офис-менеджер выбрал поставщика А. После первой поставки он провел опрос удовлетворенности сотрудников качеством канцтоваров и, поскольку результаты были позитивными, сотрудничество продолжил.

После первой поставки он провел опрос удовлетворенности сотрудников качеством канцтоваров и, поскольку результаты были позитивными, сотрудничество продолжил. После ответа – провокации (несколько) Организаторские способности, делегирование Представьте, что Вам поручено организовать конференцию VIP-клиентов Вашей компании (имеются в виду организационные, а не содержательные моменты) «Хозяйский взгляд» – умение увидеть, оценить и оптимизировать состояние офиса Вот Вы прошли по нашему офису. Оцените, что удачно, что можно улучшить.

Ваши предложения Навыки переговоров с поставщиками и провайдерами услуг Выбранный в ходе тендера провайдер предлагает определенную цену, Ваша задача – получить скидку. Предложите как можно больше вариантов убеждения Анализ эффективности процессов и их оптимизация Описать один из существующих процессов, связанных с обеспечением работы офиса, попросить проанализировать, предложить пути изменения Соответствие корпоративной культуре, стилю менеджмента, коммуникации

  1. Что такое эффективный стиль управления? Опишите подробно
  2. Что такое хороший коллектив? Опишите правила оптимального взаимодействия между сотрудниками компании.

Заключение о кандидате Эксперт по оценке Специалист по подбору Е.В. Васюкова Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер.

Обязанности:

  • Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
  • Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.
  • Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
  • Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
  • Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
  • Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
  • Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Где можно получить профессию офис-менеджера?

МАСПК приглашает Вас пройти .

Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца. . Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов.

Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь! Получить профессию офис-менеджера очень просто, так как никаких жестких требований по специальному образованию таких специалистов предъявлять не принято.

Ознакомиться с основными принципами и нюансами работы можно либо на специальных курсах, либо непосредственно в процессе деятельности. Отметим, что на должность офис-менеджера могут принять практически любого человека, независимо от того, имеется у него средне-специальное или высшее образование. Но необходимо учитывать, что при других равных условиях большинство работодателей отдают предпочтение соискателям, имеющим высшее образование, желательно гуманитарное или экономическое.

Компьютерные курсы, которое подтвердят уверенное владение офисными программами и приложениями могут помочь в устройстве на работу.

Кроме того, в зависимости от организации могут потребоваться знания иностранных языков, дипломы по психологии, экономике, юриспруденции.

В настоящее время курсы офис-менеджеров на факультетах менеджмента и делопроизводства предлагают многие российские институты и университеты.

В том числе и такие лучшие ВУЗы России, как:

  1. Государственный университет управления;
  2. Ростовский международный институт экономики и управления;
  3. Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана;
  4. Юго-Западный государственный университет.
  5. Санкт-Петербургский государственный университет;

Теги: Материал полезен?

Да 0 Нет 0 Поделитесь новостью Новости образования 13 мар.

2021 г. 3727 13 мар. 2021 г. 387 12 мар.

2021 г. 2577 Комментарии Студент Гость 9 февр.

2017 г., 11:46 спасибо поступил и работаю прекрасная работа деректор просто лапочка!!

Комментарий полезен? Да 1 Нет 0

LJ Magazine

В одной руке телефон, другой Анита пишет расписание клиенту, тут же помечая назначенное ему время в программе на компьютере, берет с него деньги, и отсчитывает сдачу, при этом, успевает поздороваться со всеми, пришедшими в это время людьми, указав им жестами где ожидать, пока она освободится.Это обычный, рабочий день офис менеджера, либо секретаря на ресепшн в компании, которая ориентирована на сервис для физических лиц (то есть, для всех желающих). Много звонков. Много людей. Нужен персональный подход, много информации одновременно сложить в логические действия, сопоставить быстро потребности клиента и предложения компании, и продать то, что будет подходить, при этом, оставив клиента довольным, с ощущением, что он хотел именно этого, и компанию довольной, с деньгами в кассе.С первого взгляда может показаться, что работа офис менеджера простая, не требует длительной подготовки и обучения.

Процессы автоматизированы, и нужно только научиться нажимать на кнопки, а также, уметь слышать и понимать людей. НО далеко не все могут справиться с такой работой, либо выполняют ее медленно, вызывая недовольство у клиентов, и не увеличивают продажи компании. Почему же если эта работа проста и не требует особого опыта, не все с ней могут справиться?

Почему же если эта работа проста и не требует особого опыта, не все с ней могут справиться? И какие качества необходимы секретарю, офис менеджеру, чтобы бизнес процветал, клиенты прибавлялись, были довольны сервисом, и деньги прибывали в кассу?Качества, необходимые офис менеджеруЧтобы компания процветала, и клиенты рекомендовали ее друзьям и знакомым, сами лояльно пользовались ее сервисами длительное время, необходимо «Лицо компании», или офис-менеджер, который был бы в состоянии быстро решать проблемы клиента, предлагать ему то, что нужно, продавать пакетами, при этом, не забывая о телефоне, других клиентах и еще тысяче мелочей.Качества, которые необходимы для работы офис менеджера:- способность делать несколько дел одновременно, не впадая при этом в ступор, не вводя в заблуждение клиентов и себя самого,- дисциплина, когда время организовано с выгодой, именно для пользы компании,- умение организовать других людей (дать четкие инструкции персоналу, клиентам, не дизориентируя никого),- умение продавать (преподносить продукты компании выгодно и желанно для клиента),- давать четкие и краткие инструкции действий, не давая клиенту особого выбора, уже делая выбор за него (нужно быстро и безошибочно диагностировать потребности клиента, предложить рациональный и подходящий вариант предложений компании, подходящих для решения задач клиента),- умение все держать под контролем, быть в курсе всех событий в офисе,- умение дать инструкции и распоряжения, сделать замечания, и решить возникшие проблемы,- четкое разнесение всех продаж в систему, соотнесение времени и выгоды компании, видение и коррекция проблем, мешающих увеличению прибыли.Это небольшой список необходимых личных качеств офис менеджера. Если сотрудник обладает ими, работа будет сделана эффективно, компания будет процветать, и клиенты будут довольны.

Где же найти такого ценного секретаря?Разыскивается развитый кожник!Системно-векторная психология позволяет четко выделить людей, которые обладают этими свойствами. Это люди с . Именно кожники обладают логическим мышлением, способны выполнять несколько дел одновременно и соотносить время – выгоду, продавая эффективно продукты.Поэтому, хотите, чтобы бизнес был успешным, приносил доходы и рос, необходимо срочно найти кожного офис менеджера, который будет логично и четко подходить к работе.

В настоящее время, людей, рожденных только с одним вектором, мало. Усложнился ландшафт, потребности к адаптации на ландшафте тоже, поэтому, люди рождаются с 2-3-5 и более векторами, в разных смешениях.В случае с офис менеджером, лучше всего на этой позиции будет себя чувствовать кожный, кожно-зрительный, либо кожно – оральный человек.Анальному человеку категорически противопоказана такая работа.

Постоянные изменения, смена людей и выполнение многих задач одновременно, принятие решений за других, при том, быстрое – способно завести его в ступор, и испытывать постоянный, хронический стресс, при этом, ни ему, ни компании, такое сотрудничество не будет полезно. Даже если офис менеджер кожно-анально-мышечный, анальный вектор будет мешать выполнять более эффективно работу, и замедлять процессы, не давать ощущения полного удовлетворения позицией.Уретральный человек сам никогда не согласиться на такую работу.
Даже если офис менеджер кожно-анально-мышечный, анальный вектор будет мешать выполнять более эффективно работу, и замедлять процессы, не давать ощущения полного удовлетворения позицией.Уретральный человек сам никогда не согласиться на такую работу. Это не его сфера деятельности.

Он – рожденный вождь, и не способен гибко обслуживать людей, при этом, оставаясь на второй роли и в постоянной доступности (в одном месте).Для мышечного человека эта работа будет сложной и не принесет никакого удовлетворения. Мышцы не задействованы, физический труд тоже, нет применения своих природных свойств.

Он просто с ней не справится.Что касается смешения кожного вектора со звуковыми вектором на позиции офис-менеджера, это будет, также, несколько мешать и путать человека, не доставит ему полного удовлетворения этой деятельностью, не даст полной реализации.То есть, мы ищем кожного, кожно- зрительного, или кожно-орального кандидата на эту позицию. Насколько же сузился поиск! Ведь когда знаешь какой человек тебе нужен, по его ключевикам в резюме и интервью, можно понять, кто перед тобой, и нанять именно подходящего человека на эту позицию, что будет хорошо как для кандидата, так и для компании.Бизнес и психология – есть ли связь?Любой успешный бизнес начинается с людей. С идеи, и ее воплощения. Люди «на своем месте», способные эффективно справляться с должностными обязанностями – это огромная и важная составляющая любого бизнеса.

Важно понимать кто точно подойдет на выполнение тех или иных функций, тогда бизнес будет процветать и расти.Как понимать людей?

Как построить успешный бизнес? Как найти нужных людей? – четкие инструкции дает только системно-векторная психология.Бесплатные лекции по психологии Светлана Наумова, ПсихологСтатья написана по материалам тренингов по Системно-векторной психологии Юрия Бурлана.Картинки взяты на сайте: Читать еще статьи!

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджерВсе директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки.

Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.Очень важное условие : кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

  1. контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
  2. контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
  3. подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
  4. рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
  5. ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
  6. вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
  7. своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
  8. заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
  9. согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
  10. контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
  11. организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

  1. оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
  2. в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
  3. он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
  4. консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
  5. координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
  6. выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.
  7. работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
  8. ведёт базу клиентов предприятия;
  9. вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
  10. письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;

Офис-менеджер

— сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников.

Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

Одним словом, современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

Потребность на рынке труда в офис-менеджерах возникла недавно. Развитие каждой бизнес-структуры на определенном этапе требует в штате человека, который будет решать для сотрудников некоторые задачи.

Тем самым он облегчит им жизнь и освободит время для решения более глобальных задач, чем, например, отвечать на все приходящие письма.

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Что должен знать В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой — факсом, мультимедиапроектором и т.

д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии.

Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.

Личные качества

  1. высокий уровень культуры;
  2. грамотная устная и письменная речь.
  3. общительность;
  4. пунктуальность;
  5. умение ладить с людьми;
  6. способность к концентрации и распределению внимания;
  7. организованность;
  8. доброжелательность;
  9. хорошая оперативная память;
  10. четкость;
  1. оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
  2. подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
  3. работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  4. ведение деловой переписки;
  5. ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  6. обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  7. ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  8. ведение офисных расходов, платежного документооборота;
  9. координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.

    д.);

  10. встреча посетителей;
  11. курирование работы всего офиса;
  12. распределение звонков;
  13. административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  14. анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  15. ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных компаний;
  16. организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  17. обязанности переводчика — такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций.

Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности — «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату от 50 000 до 60 000 тенге.

Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределах 70 000 тенге. Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает до 100 000 тенге.

Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше — от 120 000 тенге. Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина — офис-менеджер будет получать от 150 000 тенге. Плюсы профессии:

  1. навыки административно-хозяйственной деятельности;
  2. высокий спрос на рынке труда;
  3. опыт работы с документами;
  4. возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

  1. отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
  2. утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
  3. некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

Во-первых, успешный офис-менеджер — это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом.

При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) — при соответственном дообучении, естественно.

В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Личные качества

  1. к работе отношусь ответственно, стремлюсь выполнять поручения руководства максимально быстро;
  2. в процессе деятельности стремлюсь к профессиональному развитию посредством восполнения знаний и навыков, а также курсов повышения квалификации делопроизводства и личной эффективности;
  3. в ходе работы стараюсь разрабатывать и применять новые методы с целью оптимизации затраченных средств и рабочего времени.
  4. отношения в коллективе, а также с посетителями выстраиваю на основе доброжелательности и уважения. Конфликтных ситуаций за период профессиональной деятельности не возникало;

В целях оптимизации офисной деятельности, повышения эффективности труда и продуктивности выполнения поставленных перед работниками задач, узкие специалисты должны быть освобождены от лишней работы. И для этого, на рубеже веков в российских компаниях начали появляться должности офис-менеджеров.

Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции?

Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!

Общие принципы написания резюме офис-менеджера

Профессию офис-менеджера нередко отождествляют с профессией секретаря.

Хотя некая доля истины в этом есть, в целом такое сравнение неверно: менеджер — прежде всего является организатором.

Секретарские, как и любые другие функции, могут возлагаться на этого специалиста в качестве дополнительных.В больших офисах без организующего работу менеджера не обойтисьОсновная цель письменной самопрезентации офис-менеджера — максимально продемонстрировать навыки организации рабочего процесса. А достигается эта цель не только приведением фактов об образовании и опыте работы, но и наглядной демонстрацией умения отбирать и подавать информацию.

Именно поэтому в своëм резюме офис-менеджеру необходимо точно следовать общим правилам делопроизводства.

Офис — менеджер

Щур Д.Л.,Труханович Л.В. Опубликовано в номере: №3 / 2002Сфера работыОфис-менеджер – это руководящая должность.

Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий.

Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору.

Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.Условно их можно разделить на пять групп:1.

Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

  1. разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
  2. руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
  3. планирование работы офиса;
  4. построение организационной структуры офиса;
  5. разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.4.

Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса.

Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см.

«Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж.

Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса.

Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.Должностные обязанностиСинтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.3.

Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).6.

Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).7.

Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.9.

Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.11.

Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.13.

Организует:

  1. материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
  2. прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
  3. встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

14.

Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).17.

Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.20.

Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч.

освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.23.

Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.24.

Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.25.

Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.ТребованияЗнание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.Личные характеристики.

Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.ОбразованиеВысшее, предпочтительно — экономическое.

Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.Правовые и социальные гарантииОбщие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.Основной правовой документТрудовой договор и должностная инструкция.Заработная платаУровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.

В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб.

(около 300 $), а предлагаемый — 7500 руб. (около 250 $). Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+