Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно разделить приказы по личному составу с нового года

Как правильно разделить приказы по личному составу с нового года

Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера. Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу Приказ — правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы: приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет; приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела. Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения.

В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях.

В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников — одно дело, приказы о назначении персональных надбавок — другое дело и т.

д. Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело.

В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело

«Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)»

. В дело включается только один экземпляр каж­дого документа.

Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров. При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами.

После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров. Оформляем дела с приказами по личному составу В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы.

Смотрите форму внутренней опи­Я — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала. В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала. Нумеруем листы дела Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу.

Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется.

Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Если при нумерации произошла ошибка Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6.

Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела. Номер дела — это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01.

Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д.

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45.

Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая:

«В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45»

. В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью.

Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу. В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений.

Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике.

Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.». Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009».

Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д.

Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09».

Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.

25 жур­нала. Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются: Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников.

Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером. Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала. Когда количество действий не отражает количество документов дела В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д.

Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны». В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле.

Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше. Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести.

Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами: — напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела; — написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела — это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел.

На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе. Крайние даты дела определяются по дате пер­вого и последнего приказов, которые сгруппиро­ваны в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009». Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф.

— фонд, Оп. — опись, Д. — дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу. Обложку дела после оформления в структур­ном подразделении вы найдете в рубрике «Полез­ная документация» на с.

27 журнала. Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров. Так как срок хранения этого вида приказов со­ставляет 3 года после проведения налоговой про­верки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется облож­ка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Сроки хранения

Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма.

Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

  1. одна — в бухгалтерию;
  2. вторая — в личное дело.

Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

  1. оформить обложку.
  2. пронумеровать листы;
  3. подшить;
  4. сформировать опись;

приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет.

Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б. Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст.

22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

  1. после 01.01.2003 — 50 лет.
  2. до 01.01.2003 — 75 лет;

В таблице отражены сроки хранения по видам по Приказу № 558: 5 лет 75 лет О привлечении работника к дисциплинарной ответственности О приеме на работу О снятии с работника дисциплинарной ответственности О прекращении действия трудового договора Об отстранении от работы О переводе на другую работу О прекращении отстранения от работы и допуске к работе О совмещении должностей, профессий Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска Об аттестации О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Об изменении фамилии О предоставлении отпуска, связанного с обучением О поощрении работника О привлечении к работе в выходные и праздничные дни Об оплате труда О привлечении к сверхурочной работе О премировании сотрудников

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов.

Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  1. контроль за и соблюдением графика отпусков;
  2. заполнение трудовых книжек;
  3. составление приказов по личному составу;
  4. хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  5. формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  6. при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Форма приказа

Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу.

Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы. Нельзя забывать о том, что кадровые документы это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов.

И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:

  1. о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
  2. о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
  3. о поощрении (Т-11, Т-11а).
  4. о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
  5. о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
  6. о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу.

Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования.

В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред.

Рекомендуем прочесть:  Нужен ли новорожденному снилс

от 28.09.2010) указано:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа»

.

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:

  1. об установлении надбавки к окладу;
  2. о переносе отпуска или его продлении;
  3. о присвоении разрядов, классности;
  4. о поручении дополнительной работы (совмещении);
  5. о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
  6. об изменении персональных данных работника;
  7. о направлении работника на курсы повышения квалификации.
  8. об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
  9. об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);

Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа). Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме.

В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором в унифицированной системе первичной учетной документации. Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Похожие главы из других книг:

Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья Анатольевна Оформление рефератов 1.

Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2.

Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич 4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:?

шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 – Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей Юрьевич 10.5. Расчеты по имущественному и личному страхованию Помимо социального страхования и обязательного медицинского страхования, которые оплачиваются предприятием с сумм начисленной зарплаты, предприятие может также выступать страхователем своего имущества Из книги 1C: Бухгалтерия 8.0.
Расчеты по имущественному и личному страхованию Помимо социального страхования и обязательного медицинского страхования, которые оплачиваются предприятием с сумм начисленной зарплаты, предприятие может также выступать страхователем своего имущества Из книги 1C: Бухгалтерия 8.0. Практический самоучитель автора Фадеева Елена Анатольевна 10.1.

Регистрация приказов о приеме на работу Для ведения процедуры учета затрат на оплату труда и отчислений на социальные нужны, необходимо предварительно заполнить ряд справочников.При подготовке информационной базы к работе мы заполняли справочник «Физические лица», Из книги Личный бюджет. Деньги под контролем автора Макаров Сергей Владимирович Часть 3 Деньги под контролем. От семейного бюджета к личному финансовому Из книги Налоговые преступники эпохи Путина.

Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна 1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г. 3.4. Оформление отпусков В соответствии с п.

5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых.

Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г. Приказы по личному составу (образцы) Из книги Управление качеством.

Практикум автора Ржевская Светлана 6 Оформление отчета о НИР Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна 1.5.

Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т. п.) С целью систематизации информации по кадровому учет на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету, среди которых можно назвать Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов Сергей Глава 29.

Почему клиент стремится к личному комфорту Человек рождается эгоистом. Ребенок с рождения ощущает заботу окружающих (не рассматриваем случаи брошенных детей).

Поэтому, вырастая, он остается эгоистичным. Даже самый «распрекрасный» общественный деятель действует Из книги Треннинг.

Настольная книга тренера автора Торн Кей Вопросы по личному развитию • Каковы мои жизненные цели?• Соответствует ли у меня план личного развития?• Пример какой карьеры является для меня позитивным?• Какие дополнительные советы по поводу своего развития я могу получить от менеджера и/или наставника?• Стоит ли Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей Памятка по личному развитию Развитие навыков, необходимых тренеруВ тренинговой комнатеМотивация, «энергетическая зарядка» группы.Фасилитация, коммуникация, личное воздействие.Терпение и терпимость.Выявление, оценка, улучшение.Предоставление и получение обратной Из книги Ошибки работодателя, сложные вопросы применения Трудового кодекса РФ автора Сальникова Людмила Викторовна 15. Порядок оформления приказов по личному составу Любое действие работодателя в отношении работника производится на основании приказа.

Приказы должны оформляться в письменной форме. Приказы по личному составу хранятся в организации 75 лет.Приказ о приеме на Из книги Разговор по существу: искусство общения для тех, кто хочет добиваться своего автора Скотт Сьюзан Отнеситесь к этому как к личному делу И заключительное замечание. Фразы «Не принимайте это на свой счет» и «Не принимайте это близко к сердцу» – неправильные, сбивающие с толку предложения.
Фразы «Не принимайте это на свой счет» и «Не принимайте это близко к сердцу» – неправильные, сбивающие с толку предложения.

Отнеситесь к этому как к вашему личному делу и примите его близко к сердцу, Из книги Ctrl Alt Delete. Перезагрузите свой бизнес и карьеру, пока еще не поздно автора Джоэл Митч Шесть способов перейти в цифровой формат и к новому личному маркетингу Как профессионалу преодолеть пропасть между традиционными маркетинговыми каналами и нынешней ситуацией? Попробуйте шесть новых способов.1.

Учитесь. Образование, как правило, обходится недешево. К

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; – «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»; – «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». •Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации: – «О создании Канцелярии»; – «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»; – «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов: – «О проведении аудита делопроизводства»; – «О проведении экспертизы ценности документов»; – «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; – «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»; – «О доступе автотехники на склад». И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь.

Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании. На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки.

Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз.

Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом. 2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов. Этот приказ издается в первый день создания компании.

Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны. Тогда алгоритм действий будет таким: 1.

Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании. Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т.

е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании. 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами. 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением. Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т.

к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить. 3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости.

Приложение к Приказу — Штатное расписание. 4. Приказ об утверждении графика отпусков. Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек. Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор.

Он же подписывает трудовые книжки.

При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. 6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»?

Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах. 7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников. Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули.

Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима. 8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан.

Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Отсюда вытекает необходимость приказа. Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы.

Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска).
Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска).

Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы. Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее.

Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».

А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?

— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника.

Это категорически запрещено законом.

Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее. Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи. Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!

Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет.

Что делать? Издавать и подписывать задним числом?

Точный ответ на этот вопрос не существует.

Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла.

Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы.

Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие.

В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника. Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Есть вопросы? Звоните! О компании Демо-урок Внимание! С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана).

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица. Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале.

Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже). В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  1. отпускам;
  2. увольнениям;
  3. приему на работу;
  4. командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так: Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

  • Получение необходимых согласований.
  • Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
  • Хранение зарегистрированного приказа.
  • Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
  • Подготовка проекта.
  • Получение подписи гендиректора.

Обсуждение рабочих моментовОбязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения.

Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр.

В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

  1. график отпусков
  2. судебное решение
  3. акт о допущенном дисциплинарном нарушении
  4. докладная или служебная записка
  5. преставление непосредственного руководителя

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник.

Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа.

Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней.

Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска. Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора.

В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя.

Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Составляем приказы по личному составу правильно

Вы здесь Опубликовано 2007-08-25 08:28 пользователем HRTrud «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2008, N 5 Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов.

Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации.

Он издается для решения основных и оперативных задач.

По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права. В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ по основной деятельности — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления. К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности. К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня). Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа «Приказ» (см.

Приложения к ГОСТу). В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу.

Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный — о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями. Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: — наименование организации — автора документа; — наименование вида документа — «Приказ»; — дата и номер приказа; — место издания; — заголовок к тексту; — текст (распорядительная часть и основание издания); — подпись; — визы согласования; — отметка об ознакомлении с приказом работника; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Приказы подписывает руководитель организации.

В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя.

Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».

На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя. Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания).

Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003). Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа.

Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу.

В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере — двухдневный период).

Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же — дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1). Пример записи в трудовой книжке 1 2 3 4 12 22 12 2007 Принят в отдел снабжения на должность инженера Приказ от 24.12.2007 N 121 л/с Рис.

1 Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника.

Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может.

Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой:

«Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007»

и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007. Правила регистрации приказов Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов.

Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав).

Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о). Печать на приказах Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью.

Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

, также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью. Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись». Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования.

В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается». Виза оформляется следующим образом. Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен».

Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к.

согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе.

Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │ │ │ │ личная подпись А.В.

Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ │ │ │ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │ │ обслуживания │ │ │ │ личная подпись М.А.

Свистунов личная подпись Г.В. Жигунов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис. 2 Доведение приказа до исполнителей Законодательством не предусмотрена конкретная форма доведения приказа до исполнителей.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем). Л.Доронина К. э. н., доцент кафедры ДиДОУ ГУУ Подписано в печать 25.04.2008 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как разделить приказы

13 октября 2011 Автор КакПросто! В любой организации, даже небольшой, издается и хранится множество различных приказов и распоряжений.

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то это рано или поздно приведет к неразберихе.

Да и представители проверяющих органов вряд ли одобрят подобное ведение документации.

Статьи по теме:

Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Инструкция 1 Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые на предприятии, нужно руководствоваться следующими документами:

  1. утвержденный Росархивом «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения»;
  2. инструкция по делопроизводству (разрабатывается управляющим органом).

Основываясь на этих документах, на каждом предприятии должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит деление приказов, распоряжений и прочих документов.В зависимости от численности предприятия и его структуры разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.В любом случае все приказы на предприятии условно делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

2 Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением).

На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов. Различаются документы по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно.

По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры.

Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома.

По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта. 3 Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия.

Они также различаются по срокам хранения. Отдельное дело – приказы о приеме, увольнении и перемещении со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы сшиваются в одну папку вместе с журналом регистрации и сдают в архив. 4 В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях.

Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы разбора (объяснительные записки, протоколы, уведомления и решения профсоюзного комитета и пр.).По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются. 5 Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет).

В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего. Дело сдается в архив по мере формирования.

Источники:

  1. HR-portal.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+